Digitalizácia dokumentov a dolovanie dát
Predstava bezpapierovej agendy firmy, úplná digitalizácia dokumentov a dolovanie dát je trendom, ktorý je Slovensku stále novinkou, ale vo svete používaním spôsobom zefektívnenia práce a úspory nákladov.
Proces digitalizácie dokumentov a dolovanie dát
Úspech digitalizácie ovplyvňuje samotná spolupráca klienta a pozostáva z dvoch nadväzujúcich krokoch. V počiatočnej fáze je papierová podoba dokumentov, prostredníctvom skenera a digitalizačného softvéru sa tieto dokumenty stávajú elektronickými dokumentmi. Následná fáza závisí od požiadaviek. Elektronické dokumenty môžu prejsť procesom vyťažovania dát a následnou komunikáciou s napr. účtovným systémom resp. môžu byť bezpečné uložené do elektronického cloudu.
Výhody digitalizácie a dolovania dát
Elektronické spracovanie dát smeruje k zvyšovaniu efektivity, produktivity podnikania a prispieva k etablovaniu sa moderným trendom. Medzi nesporné výhody teda zaraďujeme:
- rýchle a presné spracovanie dát,
- úspora na ľudských zdrojoch,
- vyššia kontrola a štruktúrovaná podoba,
- eliminácia možných chýb, ktoré sú spôsobené ľudským faktorom,
- odstránenie možnosti straty dokumentov,
- minimalizácia archivácie dokumentov a rýchlosť vyhľadávania,
- štandardizácia, optimalizácia a zrýchlenie procesov.
Nevýhody digitalizácie a dolovania dát
Proces digitalizácie prináša ani nie tak nevýhody ako skôr problémy, ktoré implementácia prináša. Medzi najvážnejšie zaraďujeme:
- nemožnosť vyťažiť dáta, inak povedané vyťažovať sa dá len z kvalitných faktúr (problém môže robiť aj nekvalitný papier od vášho dodávateľa),
- stanovenie si cieľa pre digitalizáciu a dolovanie dát, spravidla nie je efektívne dolovať všetky dáta (treba rozlišovať či sa dolujú údaje z faktúr alebo zmlúv),
- nevyhnutnosť absolútnej kooperácie pri implementácií a navrhnutia procesu digitalizácie. Digitalizácia a dolovanie dát je plne funkčné ak sa „jednotné miesto“ – cloud naplní dokumentmi v opačnom prípade stráca tento spôsob spracovania dát zmysel.
